記憶力

マルチタスクを管理して徹底的に作業効率をアップさせる10の方法

マルチタスクを管理する

マルチタスクをすると生産性が50%落ちるとか、集中力も下がるとか言われています。

仕事や勉強だけとっても50%時間かかるので、これではなんのためのマルチタスクかわかりませんよね。

めちゃくちゃ仕事ができる人はマルチタスクをしているように見えて実はひとつずつ確実にこなしていっています。

この記事でははマルチタスクを管理してシングルタスクを増やしていく方法について書いていきたいと思います。

マルチタスクをできるだけ行わないためには?

マルチタスクは今すぐやめたほうがいいです。

と言っても多くの人は「マルチタスクしてるから今の作業効率出せてるんだからシングルタスクにしたら仕事進まない。」とか思っちゃってるんですね。

ですが実際のところマルチタスクのデメリットってめちゃくちゃ大きいんですよ。

詳しくは下の記事を参考にしてみてください。

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シングルタスクを意識する

意識するだけでも行動は変わってきます。

マルチタスクをやめようという考えがなければまずマルチタスクは改善されないと思っていいでしょう。

マルチタスクをしている人はそもそも自分がマルチタスクしていることに気づいていないということが多いですね。

つまりいつのまにかマルチタスクをしていて無駄に時間と精神をすり減らしているということです。

マルチタスクとは2つ以上のことを同時進行させることなので

  • 本を読みながらSNSを観る
  • 勉強中に机にスマホを置く
  • テレビを観ながらスマホを触る

こんなこともマルチタスクです。

仕事中も同じですね。

休憩ごとにマルチタスクしてないか確認する

最初はマルチタスクになっていないか?と休憩を入れるごとに確認するといいですね。

習慣になるまではPCとか目につくところに付箋で貼っておくと休憩するごとに目に入ってくるので意識的にマルチタスクを避けることができるようになります。

マルチタスクにならないことを意識するために頻繁に休憩を入れるというのもひとつの方法ですね。

todoリストを作って優先順位を決める

優先順位を決めたらそこに書かれている優先度の高いものから順番に行っていくようにします。

このとき次に優先度の高いものでも今やってることが終わらなければ手をつけないと決めておくことでひとつのことに対して劇的に集中できるようになるんです。

常にひとつだけやる意識をもっていきましょう。

ですが優先度の高いことからひとつずつ終わらせていく方法をとると「なかなか進んでる感じがしなくてやる気がなくなってくる」ということもあると思います。

そういうときは作業を細分化して小さなタスクに分けることで達成感を得られてやる気も出やすくなるし進んでる感もわかるようになりますよ。

1日がっつり仕事をしても疲れずに終わることができるTodoリストの作り方としてアイビー・リー・メソッドという方法があります。

興味がある人は「圧倒的な集中力と疲れない状態を手に入れるTodoリストの作り方!アイビー・リー・メソッドって知ってる?」を読んでみてください。

優先順位は常に変わる

優先順位をつけたとしても毎日のように変わっていきます。

当然もっと優先度の高いものが入ってくる可能性もあるわけなので一度決めたからと言ってずっと固定しておくわけではありません。

かといって優先順位付けを一度しかしないと後から入ったタスクはどんどん後回しになるので、毎日朝とかタイミングを決めて優先順位を見直してみましょう。

見直しの時間も作ることで「あれの作業の方が先にした方がいい気がする」という迷いが最小限に抑えられることで脳の働きが分散されなくなります。

任せられる仕事は任せる

マルチタスクの原因は仕事が多すぎるということもありますよね。

あまりにも多くのことを進めないといけないから同時進行した方がいい気がしてくるんです。

自分が今持ってる仕事の中で部下に頼んでも問題ないものは任せてみましょう。

全部自分しかできないと思ってる人結構いますが、自分しかできない仕事なんてほぼないので任せてOKです。

もちろん自分でやった方が早いのは間違いないですが部下がやってくれてる間に自分は別のことをできますし、何度も任せていれば部下も成長してあなたと同じレベルぐらいのスピードでこなせるようになってきます。

始めて上司から仕事を任せられたときを思い出してみてください。

そのときは試行錯誤してなかなか進まなかった作業でも今では簡単にサクサクっと終わらせてるものも多いんじゃないでしょうか。

あなたの部下も仕事を任せればいずれそうなるのでわざわざ自分じゃなくてもできる仕事すべてをあなたがやる必要はありません。

ポモドーロテクニックを利用する

ポモドーロテクニックでは決められた時間内(たとえば25分)の間は絶対に今やってる作業以外のことはやらないと決めて作業します。

その後5分休憩でもっと先にやるべきものがないか?と考えてタスクを選択していく方法です。

この方法だとマルチタスクにならずに色々な作業を同時進行できるんですね!

たとえばブログ執筆、資料作成、プレゼンの用意と3つやることがあったとしましょう。

最初の25分はブログを書きます。

その後5分休憩して資料作成。

また5分休憩後はプレゼンの用意をする。

といったように25分ごとにタスクを切り替えていくんですね。

決めた時間内はこれしかやらない!と決めてるので集中力も格段に上がるし全く進んでないものがないので気もかなり楽なります。

このときどこまで進めたかしっかりとメモしておきましょう。

ちなみにこの方法でのマルチタスクはむしろ仕事の効率を上げると言われているのでどんどん使っていくといいでしょう。

ポイントは

先にやることとやる時間を決めておくことです。

パーキンソンの法則って?締め切り効果をうまく使って集中力を劇的にアップ!

メールなどの時間を決める

メールの返信や部下への進捗状況確認、上司への報告などの時間は前もって時間を決めときます。

PCに付箋でメモを張り付けておけば忘れずにしかもその時間まで頭の中から追い出せるのでマルチタスク化を防げるんですね。

毎回メールが来るたびに返信するのはマルチタスクになってしまって返信するごとに今やってた作業が邪魔されるのでできるだけまとまった時間でまとめて返すようにしましょう。

テンプレを作る

毎回同じような作業をするときにバラバラの順番で作業していてはどうしても作業効率が落ちてしまいます。

なので決まったテンプレを作り「この作業はまずこれから始める」と決めておくと何から始めようか?とか「あれもこれもしないと。」と頭の中が思考でぐちゃぐちゃにならなくてすむ。

これを行うとマルチタスクを避けられますが作業の効率も劇的に良くなるので是非テンプレ化していってください。

記憶しない。メモに頼る。

とにかくメモります。

メモ魔になってください。

頭の中の情報をできる限り減らしてクリアにしていくことで集中力は高まります。

これ驚くほど効果高いんですよ!

頭の中で残ってるものが減れば減るほど脳がクリアになって行動力が高まります。

いつもは全部頭で考えてると思うので気づかないんですが「考えたことを書き出していく」ことを習慣にすると「前はあんなにぐちゃぐちゃな状態で作業してたのか!」って感じになります。

そりゃ考えまとまらないよと。

iphoneなどスマホは見えないところに置く

目に入る場所に置いているとそれだけでLINEやメール、ゲームが気になってしまい効率が劇的に落ちるんですよ。

正直仕事の敵です。

意識してなくても頭の中では気になっているので見えないのがベスト。

脳の働きが分散されるので当然集中力も効率も落ちてしまうんですね。

僕の場合はPC裏に置いて見えないようにしてるだけですが、それでもかなり効率は上がりましたね。

横に置いてたときの特に用もないけどチラ見するという無駄な行動が減ったことで集中力が増しました。

マルチタスクには例外もある

慣れが出てくるものは徐々にマルチタスク化しても大丈夫です!

たとえば家事をするときはマルチタスクをしているはず。

洗濯機を回しながら前の洗濯物を取り込んで料理も同時進行しなければ間に合わないですよね。

でも洗濯機を回す、洗濯物を取り込むといった一つ一つの作業が頭で考えなくてもいいぐらい慣れているのでマルチタスクをしても問題ないんです。

仕事面ではなかなか難しい部分もありますが、家ではガンガンマルチタスクしてさっさと自由な時間を確保してリラックスしましょう。

まとめ:マルチタスクを管理して効率よく作業を進めよう!

マルチタスクを減らせば劇的に集中力は高くなり作業効率が上がります。

そうなると会社ではあいつできるって思われますし、作業が早くなる分たくさんの仕事をこなせます。

残業も減らせますよね。

マルチタスクをしていていいことはないでのできる限りシングルタスクできる環境にしていきましょう。

仕事中勉強中頭がぼーっとするとかなんか疲れてるという人は「頭をすっきりさせて劇的に集中力を高める12の方法」を合わせて読んでみてください。